Les demandes de formulaire que personne ne rappelle
Chaque entreprise qui reçoit des demandes par son site en a : des formulaires remplis, parfois payés par une campagne, que personne n'a rappelés. Pas par négligence : la demande est arrivée au mauvais moment, dans la mauvaise boîte, ou chez quelqu'un qui était déjà en rendez-vous. Le client, lui, a souvent rempli d'autres formulaires et choisi celui qui a rappelé le premier. Voici où ces demandes se perdent, et comment les rattraper.
Où les demandes se perdent
Dans une boîte email partagée que tout le monde lit et que personne ne traite. Dans un outil de gestion où la fiche arrive sans alerte. Le soir et le week-end, quand l'équipe n'est pas là. Et chez le commercial le plus occupé, celui qui a justement le moins de temps pour rappeler.
Le point commun : personne ne sait vraiment combien de demandes sont restées sans réponse, ni depuis quand.
Ce que coûte une demande oubliée
Une demande de formulaire n'est pas gratuite : elle vient d'une campagne, d'un référencement, d'un partenaire. Ne pas la rappeler, c'est payer pour un contact et le laisser à un concurrent.
Et plus le rappel tarde, moins la personne se souvient de sa demande. Rappelée dans l'heure, elle a encore son projet en tête ; rappelée le lendemain, elle a souvent avancé avec quelqu'un d'autre.
Rappeler vite, et à chaque fois
La règle la plus simple est aussi la plus efficace : chaque demande est rappelée, sans exception, dans les minutes qui suivent. Un agent vocal peut le faire en moins de 60 secondes, 24/7 si vous le souhaitez, ou seulement pendant vos horaires.
S'il n'y a pas de réponse, la demande n'est pas classée pour autant : l'agent rappelle plus tard, deux ou trois fois, à des heures différentes. Et si la personne demande à être rappelée à un moment précis, elle l'est.
Trier avant de passer la main
Toutes les demandes ne se valent pas. L'agent pose vos questions, avec vos mots : le projet, le délai, ce qui compte pour vous. Ceux qui correspondent passent à votre équipe, en direct ou sur rendez-vous ; les autres sont classés, avec la raison.
Votre équipe ne rappelle plus tout le monde : elle parle à ceux qui sont prêts.
Rattraper les demandes déjà oubliées
Les formulaires des dernières semaines restés sans réponse ne sont pas perdus pour autant. Ces personnes ont fait une demande : on peut les rappeler, en s'excusant du délai, pour savoir où en est leur projet.
C'est souvent le moyen le plus rapide de récupérer des rendez-vous sans dépenser un euro de plus en publicité.
Mesurer pour ne plus en perdre
Une demande rappelée doit laisser une trace : quand elle est arrivée, quand elle a été rappelée, ce qui s'est dit, ce qu'il en est sorti. Chez Nodical, chaque appel est enregistré, résumé et classé dans votre espace.
Vous voyez enfin combien de demandes arrivent, combien sont jointes et combien deviennent des rendez-vous, source par source.
Questions fréquentes
Le client n'est-il pas surpris d'être rappelé si vite ?
En général, il est surtout content qu'on s'occupe de sa demande pendant qu'il y pense. L'agent se présente comme l'assistant de votre entreprise et rappelle pourquoi il appelle.
Peut-on brancher plusieurs formulaires ?
Oui : votre site, vos pages de campagne, vos partenaires. Chaque source se branche et vos résultats se lisent source par source.
Que se passe-t-il si mon équipe est déjà en ligne ?
L'agent propose un rendez-vous ou annonce qu'un conseiller rappelle, et la demande reste en tête de vos rappels.
Le lead qui vient de remplir votre formulaire est rappelé dans la minute.
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On vous montre comment chacune serait rappelée, triée et suivie, avec vos critères et vos horaires.