Bei einem unbeantworteten Angebot nachfassen: wann, wie und durch wen

Was Stille nach einem Angebot bedeutet

Ein geöffnetes und unbeantwortetes Angebot ist eine noch nicht getroffene Entscheidung. Die Gründe wiederholen sich von Gewerk zu Gewerk: Der Kunde wartet auf ein weiteres Vergleichsangebot, hat eine Frage zu einer Position, die er sich nicht zu stellen traut, ist im Alltag untergegangen oder hat beim Betrag gezögert und mag es nicht sagen. Keiner dieser Gründe ist ein Nein.

Die Falle besteht darin, diese Stille als Antwort zu werten. Viele Unternehmen haben keine Nachfassregel: Sie fassen nach, wenn sie daran denken, also spät, und oft nur einmal. Das Angebot stirbt an Vernachlässigung, nicht an der Konkurrenz.

Der richtige Zeitpunkt

Das erste Nachfassen erfolgt zwei bis drei Tage nach dem Versand, wenn das Angebot dem Kunden noch präsent ist, das Warten sich aber bemerkbar macht. Es verlangt keine Entscheidung; es fragt, ob alles klar ist. Diese Frage ist leicht zu beantworten, und genau dabei kommen verborgene Einwände ans Licht.

Das zweite Nachfassen erfolgt eine Woche später, mit etwas Neuem: ein freier Termin im Plan, eine Klarstellung zu einer Position, eine Option, die den Betrag senken kann. Das dritte, zwei Wochen danach, schließt die Tür sauber: Sie fragen, ob das Projekt noch aktuell ist, und bieten an, sich später wieder zu melden, falls jetzt nicht der richtige Moment ist. Danach behalten Sie den Kontakt in Ihrer Datenbank für eine Reaktivierung in einigen Monaten.

Der richtige Kanal

Schriftliches beruhigt den, der nachfasst, lässt sich aber leicht ignorieren. Eine Nachfass-E-Mail wird überflogen und geschlossen. Das Telefon erzwingt eine Antwort, und sei sie kurz, und genau darauf kommt es an: den Einwand hören, um darauf eingehen zu können.

Am besten funktioniert die Kombination aus einem kurzen Anruf und einer schriftlichen Notiz. Der Anruf stellt die Frage, die Notiz fasst zusammen, was gesagt und was vorgeschlagen wurde. Kommt der Anruf nicht durch, ist eine kurze SMS, die einen Rückruf zu einer bestimmten Uhrzeit ankündigt, besser als eine Mailbox-Nachricht.

Bei jedem Angebot nachfassen, nicht nur bei denen, an die Sie sich erinnern

Das Problem ist nicht, zu wissen, wie man bei einem Angebot nachfasst, sondern bei den dreißig, die im Ordner schlummern. Genau da verändert ein Sprachagent etwas: Er erhält die Liste der unbeantworteten Angebote mit Datum und Betreff, ruft jeden zum richtigen Zeitpunkt an, stellt die vereinbarte Frage, notiert die Antwort und übergibt diejenigen an Ihren Vertriebsmitarbeiter, die sprechen möchten.

Das Skript wird mit Ihnen festgelegt: Der Agent stellt sich im Namen des Unternehmens vor, nennt das betreffende Angebot, fragt, ob alles klar ist und ob es eine Frage gibt. Er verhandelt nicht, senkt den Preis nicht, verspricht nichts. Er qualifiziert und gibt weiter.

Entscheidend ist das Protokoll: für jedes Angebot, wann nachgefasst wurde, was gesagt wurde und was noch zu tun ist. Dieses Protokoll verwandelt einen Stapel vergessener Angebote in eine Liste zu treffender Entscheidungen.