Picchi di chiamate: l'agente prende solo le chiamate a cui nessun altro risponde

Come funziona

Presso il Suo operatore telefonico imposta un trasferimento condizionato verso il numero dell'agente: quando la linea è occupata, quando nessuno risponde dopo qualche squillo o fuori dal Suo orario.

Per le chiamate che prende il Suo team non cambia nulla. Alle altre risponde l'agente a nome della Sua azienda invece di andare perse.

Cosa affidargli

Annotare la richiesta con i dettagli utili: chi chiama, per cosa, il momento migliore per richiamare.

Rispondere alle domande semplici a partire da ciò che Lei gli fornisce: orari di apertura, indirizzo, tempi abituali, documenti da presentare.

Fissare un appuntamento quando è lo scopo della chiamata e trasferire le urgenze secondo le Sue istruzioni.

Cosa non deve fare

Impegnarsi a Suo nome su un prezzo, una scadenza o un gesto commerciale che non gli è stato indicato.

Fingersi un membro del team: si presenta come l'assistente dell'azienda, e i clienti lo accettano tanto meglio perché sanno con chi stanno parlando.

L'impostazione che conta: il numero di squilli

Troppo breve, l'agente prende chiamate che il Suo team avrebbe preso. Troppo lungo, il cliente riattacca prima. Parta da un'impostazione intermedia, poi la regoli dopo una settimana guardando quante chiamate ha preso l'agente e quando.

Cosa vede dopo

Ogni chiamata in overflow arriva nel Suo spazio riepilogata, con registrazione e trascrizione. Spesso si scopre quando la linea si satura: un'informazione preziosa per organizzare il team.

Chi chiama può ricevere una conferma via SMS e la persona giusta dal Suo lato viene avvisata.