Przepełnienie: agent przejmuje tylko te połączenia, których nikt inny nie odbiera

Jak to działa

U operatora telefonicznego ustawia się przekierowanie warunkowe na numer agenta: gdy linia jest zajęta, gdy nikt nie odbiera po kilku sygnałach lub poza godzinami pracy.

Dla połączeń odbieranych przez zespół nic się nie zmienia. Pozostałe odbiera agent w imieniu Państwa firmy, zamiast by przepadały.

Co mu powierzyć

Zapisywanie zapytania wraz z przydatnymi szczegółami: kto dzwoni, w jakiej sprawie, kiedy najlepiej oddzwonić.

Odpowiadanie na proste pytania na podstawie przekazanych informacji: godziny otwarcia, adres, zwykłe terminy realizacji, wymagane dokumenty.

Umawianie wizyty, gdy jest to cel rozmowy, oraz przekazywanie pilnych spraw zgodnie z Państwa instrukcjami.

Czego nie powinien robić

Zobowiązywać się w Państwa imieniu do ceny, terminu czy gestu handlowego, których mu nie przekazano.

Udawać członka zespołu: przedstawia się jako asystent firmy, a klienci akceptują go tym chętniej, że wiedzą, z kim rozmawiają.

Ustawienie, które ma znaczenie: liczba sygnałów

Zbyt krótko — agent przejmuje połączenia, które zespół by odebrał. Zbyt długo — klient rozłącza się wcześniej. Proszę zacząć od ustawienia pośredniego, a po tygodniu dostosować je, sprawdzając, ile połączeń przejął agent i kiedy.

Co widać potem

Każde połączenie z przelewu trafia do Państwa przestrzeni roboczej w formie podsumowania, z nagraniem i transkrypcją. Często dopiero wtedy widać, kiedy linia się przeciąża: to cenna informacja do organizacji pracy zespołu.

Dzwoniący może otrzymać potwierdzenie SMS-em, a właściwa osoba po Państwa stronie dostaje powiadomienie.