Contestar el teléfono siendo instalador en obra

El teléfono suena siempre en el peor momento

En obra, contestar cuesta. Hay que soltar la herramienta, bajar del andamio, quitarse los guantes, salir del ruido y disculparse con el cliente que tiene delante. Para cuando todo eso ocurre, el teléfono ya ha dejado de sonar. Y si contesta igualmente, oye mal, apunta el número en un trozo de cinta y vuelve al trabajo.

El número que suena suele ser el suyo. El de la furgoneta, el del cartel de la obra, el de los presupuestos, el de su ficha en internet. Detrás no hay centralita, ni oficina, ni filtro. Todo entra por el mismo sitio mientras usted trabaja.

Al final del día se encuentra una lista de llamadas perdidas. Números que no reconoce, sin ninguna pista de lo que querían. No sabe cuál es una urgencia, cuál es un proveedor y cuál es un trabajo para dentro de un mes.

Qué hay detrás de un número desconocido

Un particular con una fuga. Un administrador de fincas que busca a alguien esta misma semana. Un cliente de siempre que pregunta qué día vuelve usted. Un almacén, un jefe de obra y, de vez en cuando, una llamada que no tiene nada que ver con usted. Todas suenan igual y todas aparecen como número desconocido.

Quien llama por una avería casi siempre tiene una lista delante. Llama al primer nombre, luego al segundo, luego al tercero, hasta que alguien descuelga. El que descuelga cierra la visita. Los demás devuelven la llamada más tarde y escuchan que ya está resuelto.

Mucha gente no deja mensaje. Cuelga y pasa al siguiente. Una llamada perdida sin mensaje no significa que no hubiera trabajo, solo que esa persona no tenía ganas de hablar con un buzón de voz.

Los apaños habituales y dónde se quedan cortos

Devolver las llamadas por la noche es lo que hace casi todo el mundo. Pero a las siete quedan los presupuestos por terminar, las facturas, los pedidos de material y la familia. La llamada se pasa a mañana, y luego al final de la semana. Para entonces la persona ya ha encontrado a otro y no contesta.

Pasar el teléfono a la pareja, a un familiar o a un servicio de secretaría compartida ayuda, pero solo en las horas en que esa persona está disponible. Las llamadas siguen entrando a la hora de comer, al final de la jornada, un sábado por la mañana. Y el recado que le llega suele ser un nombre y un número, sin el tipo de trabajo ni la dirección.

El buzón de voz, el mensaje automático y el formulario de la web ganan algo de tiempo. No preguntan nada, no indican si corre prisa y no cierran ninguna cita. Usted recibe una intención, no un trabajo que pueda planificar.

Lo que cambia un agente de voz que contesta por usted

Un agente de voz atiende la llamada 24/7 cuando usted no puede. Se presenta en nombre de su empresa, pregunta en qué consiste el trabajo, la dirección, el tipo de inmueble y para cuándo se necesita, y le dice a la persona qué pasará después. Usted recibe un resumen escrito que puede leer entre obra y obra, con lo necesario para decidir si merece la pena desplazarse.

Cuando una solicitud entra por formulario o una llamada se queda sin respuesta, el agente devuelve la llamada en menos de 60 segundos. Si nadie contesta, programa dos o tres recordatorios en momentos distintos del día. Lo marcado como urgente le llega de inmediato, según las reglas que fije con nosotros y dentro de las normas vigentes.

El minuto de agente se factura al segundo, sin suscripción: una llamada de treinta segundos cuesta treinta segundos. Cada semana escuchamos llamadas juntos y ajustamos las preguntas, el tono y el criterio de urgencia según su oficio y su zona.